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Especialistas recomendam a digitalização de registros de segurança do trabalho com uso da inteligência artificial para atender às novas exigências legais e evitar multas, ações judiciais e interdições
A fiscalização e autuações relacionadas à Norma Regulamentadora nº 1 (NR1), que estabelece as diretrizes gerais de Segurança e Saúde no Trabalho no Brasil, terão início em maio de 2026 e as empresas devem se atualizar sobre suas exigências, especialmente no que diz respeito à documentação obrigatória. A medida do governo reforça a necessidade de que empresas mantenham registros atualizados, rastreáveis e preferencialmente digitais para comprovar a adoção de medidas de prevenção e proteção aos trabalhadores.
A fiscalização do trabalho tem se tornado mais rígida, com atenção crescente aos riscos psicossociais. Somente em 2025, 546.254 afastamentos do trabalho foram concedidos por transtornos mentais e comportamentais no Brasil, segundo dados do Ministério da Previdência Social. O número representa um aumento de cerca de 15% em relação a 2024.
A NR1 funciona como uma espécie de norma “guarda-chuva”, orientando a aplicação das demais normas regulamentadoras. No centro dessas diretrizes está a gestão documental, que passa a ter papel estratégico na conformidade legal. Todos os documentos relacionados à segurança e saúde do trabalho precisam não apenas existir, mas estar atualizados e disponíveis para consulta imediata.
Entre os principais registros exigidos estão o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), que deve conter um inventário detalhado dos riscos ocupacionais e um plano de ação para mitigá-los, as avaliações de risco, os registros de treinamentos, as ordens de serviço de SST, a ficha de entrega de EPIs e os planos de ação corretiva e preventiva. Todos podem ser mantidos digitalmente, desde que garantam autenticidade, integridade e confidencialidade, conforme os padrões da certificação ICP-Brasil.
“A empresa não pode mais se limitar a cumprir a norma no papel. É preciso demonstrar, com evidências concretas, que há um processo contínuo de monitoramento e prevenção. Isso só é possível com uma gestão documental estruturada e confiável”, afirma Willian Valadão, CEO da Dynadok, startup especializada em automação de documentos com inteligência artificial (IA).
A responsabilidade pela guarda e atualização dos documentos recai legalmente sobre o empregador. No entanto, setores como SESMT, RH e CIPA (quando existentes) são essenciais para operacionalizar esse controle. A delegação de tarefas, contudo, não exime a empresa de responder em caso de falhas ou omissões.
As consequências da má gestão documental podem ser graves: multas, ações trabalhistas, interdições e danos à reputação institucional. Na visão de especialistas, automatizar esse processo é a maneira mais eficaz de garantir segurança e conformidade com a NR1. Soluções digitais de gestão documental já oferecem recursos como centralização de arquivos, controle de acesso, emissão de relatórios técnicos e alertas automáticos para vencimentos de treinamentos e EPIs.
“A automação torna o processo de controle documental muito mais eficiente. Além de reduzir riscos e retrabalho, ela fortalece a cultura de segurança da empresa com base em dados reais e acessíveis”, explica Valadão.